Giải pháp tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp

>>> SỔ TAY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
_
________________________________

Nghị định  153/2016/NĐ-CP:  quy định mức lương tối thiểu vùng 2017 : NLĐ vùng I: 3.750.000đ/tháng

Thông qua hiệp thương của hội đồng tiền lương quốc gia thì kết quả sẽ đến 95% bắt đầu từ năm 2015, lương tối thiểu cho người lao động (NLĐ) trong và ngoài doanh nghiệp (DN) nhà nước ở 4 vùng miền của Việt Nam sẽ tăng 14%. Theo đó vùng 1 cao nhất sẽ là 3,1 triệu (so với 2,7 triệu năm 2014 –  182/2013/NĐ-CP).   Trước tình cảnh đó không ít doanh nghiệp lo lắng cho quỹ lương bắt buộc ngày càng phình to. Họ lo lắng không phải là không muốn NLĐ tăng thêm thu nhập mà lo ở chỗ năng suất lao động ngày càng thụt giảm và tỷ lệ nghịch với chi phí trả lương. Một phần thông cảm với DN, chúng ta đồng cảm “tội cái nghiệp”, nhưng cũng muốn trách “lỗi cái nhịp” của họ. DN là chủ thể mang lại cái nghiệp cho NLĐ, nhưng không ít DN không bắt kịp với cái nhịp của thời đại trong cách quản lý điều hành, đó là thoát khỏi cách quản lý truyền thống “gia đình trị”. Kết quả là không có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, quy trình làm việc có chăng hay chớ… dẫn tới năng suất lao động thấp, hiệu quả công việc kém; và dĩ nhiên lợi nhuận thấp, tiền lương không đảm bảo và hậu quả là DN hoạt động khó khăn, không tồn tại được thì phải giải thể hoặc phá sản… Thế thì DN phải làm sao để tránh được vết xe đổ đó? Người đời thường nói: “có tiền chưa phải là hay, hay là ở cách biết xài tiền”. vậy thì về phía DN họ phải biết cách quản trị tổ chức và quản lý NLĐ sao cho quy củ, vận hành một cách hiệu quả. Trong khuôn khổ bài viết này chỉ xin trình bày ở khía cạnh quản trị hành chính và vận hành sản xuất của vài DN nhất định. 

1/ Quy phạm doanh nghiệp

Nếu như trong quản trị hành chính, nhà nước có quy phạm pháp luật; thì trong quản lý doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp nên áp dụng mọi hoạt động theo “quy phạm doanh nghiệp”. Hầu như nếu DN nào có vận dụng quy phạm doanh nghiệp thì chỉ thực hiện ở vị trí thượng tầng mà thôi. Ví dụ: Biên bản họp cổ đông, quyết định bổ nhiêm giám đốc; còn các quy/quyết định ở các phòng ban hoặc các giao dịch thương mại chỉ ở hình thức “nói miệng” mà thôi(!)

– Quy phạm doanh nghiệp cũng là những quy tắc, chuẩn mực mang tính bắt buộc chung phải thi hành hay thực hiện đối với tất cả bộ phận, cá nhân có liên quan, và được ban hành hoặc thừa nhận trong toàn bộ doanh nghiệp từ đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, ban giám đốc đến các phòng ban, bộ phận quản lý và NLĐ.

Thực tế là ở đa số các DN vừa và nhỏ cũng như một số các DN lớn ngoài quốc doanh;  và không ít các doanh nghiệp nhà nước không quản lý doanh nghiệp theo cách thức quy phạm nên cơ cấu tổ chức rất lỏng lẻo, vận hoạt động theo kiểu gia đình trị… đó là một trong những lý do chính khiến các DN này hoạt động không hiệu quả, năng suất lao động kém, phát triển thiếu bền vững.

2/ Những hình thức quy phạm doanh nghiệp

a. Quy phạm hành chính:

Là những quy tắc xử sự và cách thức thực hiện các công tác hành chính trong DN trên cơ sở của quy định pháp luật và điều lệ của công ty; nhằm tăng cường hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời đảm bảo quyền lợi chính đáng và hoài hoà giữa DN và người lao động.

Ví dụ:

– Trong quản lý nội bộ, DN phải có điều lệ, bảng nội quy, cơ cấu tổ chức, thang bảng lương niêm yết công khai.

– Trong điều hành vĩ mô, DN phải tổ chức họp cổ đông, họp hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, họp ban giám đốc thường kỳ; mỗi kỳ họp phải ghi biên bản, có nghị quyết cho những vấn đề cụ thể.

– Trong hành chính nhân sự, DN phải công khai quy định nghỉ ngơi, nghỉ phép, trình tự xử lý kỷ luật,  giải quyết các chế độ phụ nữ, người khuyết tật (nếu có), chế độ Bảo hiểm xã hội đến từng NLĐ.

– Trong nghiệp vụ kế toán, DN cần có kế toán tài sản, tiền lương; mở tài khoản và sổ sách báo cáo thuế đầy đủ.

– Trong An toàn vệ sinh lao động, DN phải có nhân viên y tế, NV môi trường; có nội quy, quy trình vận hành máy móc/sản xuất ứng với mỗi bộ phận.

– Trong công tác phòng chống cháy nổ, DN phải thành lập tổ PCCC, phân công nhiệm vụ cụ thể từng cá nhân.

Mặt khác, Doanh nghiệp phải có những quy chuẩn xử sự riêng cho mình, mà có thể gọi là những quy phạm doanh nghiệp. Theo đó DN nên có 1 nhân viên pháp chế, am hiểu về pháp luật có kiến thức về văn bản hành chính, có khả năng nắm bắt vấn đề để soạn thảo hoặc thay mặt chủ DN ra các quyết định thuộc phạm trù quy phạm doanh nghiệp.

Ví dụ:

– Về hợp đồng lao động, DN hoặc phải có phụ lục hợp đồng, hoặc ghi chú hợp đồng trong 1 văn bản riêng để giải thích các điều khoản hợp đồng (chẳng hạn về tiền lương đóng BHXH; về tiền lương hết việc, về việc phân công tạm thời công việc ngoài chuyên môn…)

– Về vấn đề tranh chấp lao động, DN trước tiên phải giúp NLĐ nếu thể hiện quan điểm của mình vậy là đúng chưa, với ai, như thế nào? kế đến DN phải chọn ra người đại diện công đoàn cơ sở, người có hiểu biết về lý về tình trong thương lượng hoà giải và người đại diện cho quyền lợi người sử dụng lao động.

– Về việc sử dụng quản lý tài sản, DN cần có quy định những gì được làm, những gì không nên làm để tiết kiệm chi phí, hao hụt tài sản. DN phải có động viên khen thưởng cho trường hợp tiết kiệm hoặc có sáng kiến làm lơị cho DN. DN phải quy định cách thức kỷ luật hoặc bồi thường hợp với pháp luật trong các trường hợp gây mất mát thiệt hại một cách công khai rõ ràng.

– Về quyết định hành chính, với mọi quyết định ảnh hưởng đến 1 cá nhân, 1 tập thể hoặc toàn thể công ty, DN nhất thiết phải ban hành thành bằng văn bản; Nếu chỉ ảnh hưởng đến 1 cá nhân thì văn bản ấy phải gửi cho cá nhân đó, nếu ảnh hưởng đến tập thể thì vừa gửi cho cá nhân (nếu có) vừa gửi đến tập thể liên quan (chẳng hạn việc bổ nhiệm 1 tổ trưởng trong 1 chuyền sản xuất)

b. Quy phạm sản xuất

Là những quy định liên quan trực tiếp đến vận hành sản xuất hoặc hoạt động kinh doanh

Ví dụ:

– Đối với ngành sản xuất bao bì, DN phải có NV thiết kế ngoài chuyên môn mỹ thuật và đồ hoạ, NV ấy phải có kiến thức về kỹ thuật in Ống đồng, in offset, in cán màng…

Trong quá trình sản xuất, DN phải có quy trình in làm sao tiết kiệm mực, In màu nào trước; trong các khâu thì thực hiện khâu cắt, khâu đục lỗ, khâu chia cuộn, khâu xếp ngăn hay khâu in trước?

– Đối với ngành giày da túi xách, DN phải trang bị những máy móc nào; máy phun, máy khò, máy dập lỗ, hay máy bế, máy cắt… máy nào ưu tiên mua trước?

Trong gia công thì sắp xếp nguyên phụ liệu sao cho hợp lý; dán vải hay da trước,  dùng máy ép hay dùng búa để dán cho bền?

– Đối với ngành May mặc, thì DN phải đặt kho vải ở đâu? chuyền may nằm tầng trên hay tầng dưới? sắp xếp vị trí thứ tự các chuyền cắt, chuyền ủi, chuyền hoàn thành… sao cho vận hành khoa học và tiết kiệm?

Trong khi may thì ráp thân trước hay thân sau trước, may cổ hay may túi trước? chi tiết nào thì cần rập hay không cần rập?

cong nhan

 3/ Những Lợi ích khi áp dụng quy phạm doanh nghiệp

Khi áp dụng quy phạm doanh nghiệp, doanh nghiệp đã làm cho quá trình hoạt động của mình thành khuôn khổ và quy chuẩn hơn, đó là xu hướng tất yếu để doanh nghiệp hoạt động một cách chuyên nghiệp, mà chuyên nghiệp là phải có chuyên môn, vận hành chuyên biệt trong mỗi lĩnh vực đặc thù. Trong đó từ  cá nhân NLĐ đến bộ máy lãnh đạo phải có nguyên tắc làm việc theo hướng tương quan mật thiết nhau dựa trên những quy định mang tính đồng thuận (anh chấp nhận làm việc ở công ty tôi thì anh đồng ý với điều lệ hoặc HĐLĐ); trên những nguyên tắc ràng buộc có tính chất chế tài (chị vi phạm nội quy thì chị bị kỷ luật hoãn tăng lương); và trên cơ sở pháp luật cho phép (Vẫn cho phép các anh chị đình công, nhưng xin mời hoà giải với chủ DN và phải chịu sự dẫn dắt của công đoàn cơ sở).

Chính những quy phạm doanh nghiệp đó không chỉ khẳng định Dn hoạt động theo hướng chuyên nghiệp mà con là thước đo thể hiện chuẩn mực xử sự giữa bộ phận quản lý DN với NLĐ theo một nguyên tắc ràng buộc và dân chủ.

– Ví dụ cụ thể: Một doanh nghiệp tuyển 1 anh làm quản lý nhân sự nhưng không có quyết định bằng văn bản công khai toàn công ty thì mấy ai nghe theo sự điều động công việc của anh ta? Trong khi DN nghiệp khác đưa 1 anh tổ trưởng có kiến thức và kinh nghiệm quản trị nhân lực lên chức trưởng phòng nhân sự bằng 1 quyết định bổ nhiệm và công bố bằng 1 văn bản giới thiệu toàn công ty thì chắc rằng cái uy quản lý của anh này cao hơn hẳn cái anh được tuyển dụng mới trên (giả thuyết rằng chuyên môn 2 anh như nhau)

 – Hệ quả của quy phạm doanh nghiệp

Trở lại ví dụ trên, Nhờ cái uy của chức trưởng phòng nhân sự mà anh này có thể điều động, thu phục hoặc chỉ thị cho các nhân viên hoặc NLĐ thực hiện yêu cầu công việc được nhanh chóng và hiệu quả.

Nhờ cái quyền trưởng phòng mà anh ta có quyền đi lại giám sát và đôn đốc công việc của từng người. Cái khác nữa là vì DN luôn tuân thủ việc áp dụng quy phạm nên người trưởng phòng có thể áp dụng mọi biện pháp phù hợp để duy trì và thực thi quy định của công ty. Mỗi khi NLĐ làm sai anh ta có quyền theo đúng trình tự mà xử lý lỗi vi phạm đó. Cùng trường hợp đó, nếu ở DN không áp dụng quy phạm DN thì anh ta sẽ đối mặt với sự chống đối của người vi phạm: “Anh là gì mà bắt tôi làm việc này?” (không có quyết định làm trưởng phòng) hoặc “lỗi của tôi nằm quy định nào?” (cty không niêm yết nội quy); hoặc “tại sao không tăng lương cho tôi” (xử lý kỷ luật không 1 lần nhắc nhở, không 1 lần lập biên bản)…

Như vậy, đối với doanh nghiệp, quy phạm doanh nghiệp giống như văn bản quy phạm pháp luật mà DN đặt ra, NLĐ khi tham gia thì mặc nhiên thừa nhận theo nguyên tắc tự nguyện, khi thực hiện thì theo nguyên tắc bắt buộc và nếu không thi hành cũng sẽ có biện pháp chế tài hợp với quy định mà pháp luật không cấm.

_________________________________________________
KINH NGHIỆM QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, GIA CÔNG, MÔI GIỚI, TIẾP THỊ SẢN PHẨM:

>  Để tăng năng suất lao động, doanh nghiệp cần áp dụng hợp đồng khoán việc hoặc giao định mức sản phẩm cho người lao động, theo đó NLĐ hưởng lương theo sản phẩm. Nếu giao định mức cho một nhóm người lao động, để có sự công bằng trong việc trả tiền công/tiền lương thì phải đánh giá năng lực của từng NLĐ thông qua chính sách KPI. Và kết hợp đồng thời với cách thức quản trị DN bằng quy phạm doanh nghiệp

_________________________________________________