Thủ tục Công chứng – Chứng thực

>>> Công chứng là việc công chứng viên (CCV) làm chứng 1 hợp đồng Dân sự hoặc 1 vụ việc Dân sự nào đó; CCV sẽ xác thực chữ ký của các chủ thể dân sự. Nếu chủ thể không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký thì sẽ thực hiện thủ tục “lăn tay” (điểm chỉ). Tuy nhiên tùy theo tính chất vụ việc mà CCV vẫn có quyền yêu cầu chủ thể vừa kí tên vừa lăn tay.

>>> Hợp đồng ủy quyền thường là có thù lao cần hồ sơ cá nhân/tổ chức của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Giấy ủy quyền cần HS của bên ủy quyền và bản sao bên nhận ủy quyền. HĐ và giấy UQ chỉ cần bên ủy quyền tiến hành tại tổ chức CC; giấy ủy quyền có thể thực hiên tại UBND xã.

>>> Xem cụ thể về công chứng/chứng thực

_________________________________________________________

KIẾN THỨC LUẬT CÔNG CHỨNG (Tìm hiểu về Công chứng, chứng thực – đã cũ)

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC (BTP)

• Công chứng hợp đồng ủy quyền
• Công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
• Công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch
• Công chứng/chứng thực văn bản từ chối nhận di sản
• Công chứng/chứng thực văn bản khai nhận di sản
• Công chứng/chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản
• Công chứng di chúc/chứng thực
• Công chứng/chứng thực hợp đồng thế chấp nhà ở
• Công chứng/chứng thực hợp đồng tặng cho tài sản
• Công chứng/chứng thực hợp đồng thuê tài sản
• Công chứng/chứng thực hợp đồng mua bán/chuyển nhượng
• Công chứng/chứng thực hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
• Công chứng/chứng thực hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
• Công chứng hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất
• Công chứng/chứng thực hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp
• Công chứng/chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

_____________________________________________

15) Văn bản, hợp đồng liên quan việc sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất không được công chứng, chứng thực vẫn có giá trị pháp lý.

Nếu giao dịch theo hợp đồng đã thỏa thuận đãthực hiện được 2/3 nghĩa vụ của một trong 2 bên: K2Đ129 BLDS2015.

Phân chia di sản là tài sản không phải là QSDĐ hoặc phải đăng ký quyền sở hữu thì không cần phải CC/CT: K4Đ57 LCC2014

14) Công chứng viên, thừa phát lại có quyền hay hành nghề tư vấn pháp luật không?

Theo quy định của pháp luật công chứng, hoạt động của Thừa phát lại và các đối tượng đầu tư kinh doanh theo luật doanh nghiệp, luật đầu tư thì những người không phải là Luật sư, tổ chức hành nghề Luật sư không có chức năng và không được phép tư vấn pháp luật.

Phạm vi hành nghề của Luật sư: Đ22 LLS2006/2012

1. Tham gia tố tụng với tư cách là người bào chữa cho người bị tạm giữ, bị can, bị cáo hoặc là người bảo vệ quyền lợi của người bị hại, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án hình sự.
2. Tham gia tố tụng với tư cách là người đại diện hoặc là người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong các vụ án về tranh chấp dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động, hành chính, việc về yêu cầu dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động và các vụ, việc khác theo quy định của pháp luật.
3. Thực hiện tư vấn pháp luật.
4. Đại diện ngoài tố tụng cho khách hàng để thực hiện các công việc có liên quan đến pháp luật.
5. Thực hiện dịch vụ pháp lý khác.

13) Khi không còn lưu giữ hoặc không được giao bản chính của văn bản công chứng, người có quyền lợi liên quan đến nội dung của văn bản công chứng phải làm gì?

Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng có quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng phải cấp lại bản sao văn bản công chứng cho họ: b)K1Đ65 LCC

12) Ai chịu trách nhiệm về nội dung hoặc hình thức của văn bản công chứng?

Tất cả các VB đã được công chứng mà đối tượng, chủ thể giao dịch đều tự nguyện và cung cấp thông tin trung thực cho công chứng viên để được công chứng, thì công chứng viên là người phải chịu trách nhiệm hoặc liên đới chịu trách nhiệm khi phát sinh tranh chấp liên quan đến nội dung, đối tượng trong hợp đồng/văn bản đã được công chứng; kể cả trường hợp thủ tục không thể hoàn thành vì bị vướng nội dung vi phạm pháp luật trong VB đã được công chứng ấy. Đ4,Đ38 LCC2014

11) Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản/đất đai chung, quyền SDĐ của hộ gia đình/nhóm người sử dụng đất không cần phải công chứng/chứng thực

Luật đất đai, luật công chứng, nghị định về chứng thực/cấp bản sao… chỉ quy định bắt buộc đối với trường hợp phân chia tài sản là di sản (khai nhận di sản/phân chia di sản/từ chối nhận di sản).

10) Giá trị của bản chứng thực so với bản gốc:

Bản sao có chứng thực là bản copy, bản photo, bản sao chụp đã được UBND cấp xã/VPCC chứng thực giống với bản chính/bản gốc có giá trị như pháp lý khi làm thủ tục nộp hồ sơ đối với các trường hợp yêu cầu phải có bản sao hoặc bản sao có chứng thực (công chức/viên chức nhà nước chỉ yêu cầu xuất bản chính/bản gốc để đối chiếu khi có căn cứ bản chứng thực đó là giả mạo): K1Đ6, a)K1Đ24  23/2015/NĐ-CP

Bản sao có chứng thực còn được gọi là bản sao hợp lệ: bản sao được cấp từ sổ gốc=bản sao đã được đối chiếu với bản chính: K10Đ3 VBHNNĐ78/2015+108/2018

> Đa số mọi trường hợp không buộc phải nộp bản chính (trừ trường hợp cấp đổi lại bản chính theo mẫu mới, bị thu hồi bản chính vì vi phạm pháp luật, thế chấp giấy tờ có giá trị…)
> Thời hạn của bản sao có chứng thực là thời hạn có giá trị của bản chính/bản gốc (nghĩa là bản sao tồn tại theo bản chính). Thông thường bản chính không có thời hạn trừ các giấy tờ: xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khám sức khỏe. Khi có căn cứ cho rằng bản chính có thể không tòn tại hoặc thay đổi, thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu chứng thực bản chính trong thời gian gần nhất (VD: Tòa án yêu cầu Hộ khẩu được cấp trong vòng 1 tháng)

9) Giấy ủy quyền được chứng thực tại đâu?

Giấy ủy quyền (là ý chí của một bên ủy quyền) không phải là hợp đồng và không có thù lao được chứng thực tại UBND cấp xã và VPCC bất kỳ: d)K4Đ24 23/2015/NĐ-CP; K6Đ5 23/2015/NĐ-CP

> Ủy quyền có thù lao phải chuyển thành hợp đồng (HĐUQ có thể không có thù lao)
> UQ liên quan nhà đất/BĐS phải chuyển thành HĐUQ và thực hiện tại nơi có nhà đất: d)K4Đ24 23/2015/NĐ-CP

Nhiều người có thể UQ cho 1 người. người nhận UQ có thể không cần 1 lúc với người UQ đến VPCC/UB để CC/CT: K2Đ55 LCC

8) Cơ quan tổ chức (Văn phòng công chứng/UBND) địa phương nào người yêu cầu CC/CT được quyền yêu cầu?

Người có nhu cầu về chứng thực chữ ký hoặc hợp đồng giao dịch không liên quan đến QSD đất được phép yêu cầu VPCC hoặc UBND cấp xã tại bất cứ tỉnh thành ở VN: K1Đ8 23/2015/NĐ-CP

Đối với hợp đồng liên quan đến QSD đất thì CC/CT tại UBND cấp xã nơi có nhà đất: K6Đ5 23/2015/NĐ-CP, tại VPCC thuộc tỉnh nơi có nhà đất: Đ42,K1Đ54 LCC

7) Trách nhiệm khi công chứng hoặc chứng thực hợp đồng/giao dịch dân sự

– Công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức của HĐ/GD không vi phạm pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội: Mục2 4233/BTP-BTTP – K4Đ4,g)K2Đ17 LCC2014

Người yêu cầu công chứng chịu trách nhiệm tính trung thực của hồ sơ, tình tiết  cung cấp): – Mục2 4233/BTP-BTTP – K1Đ47 LCC2014

– Người có thẩm quyền chứng thực (chủ tịch UBND cấp xã/cấp huyện) chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự và chữ ký của người yêu cầu CT: K2Đ23,K2Đ35  23/2015/NĐ-CP .

Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm tính trung thực của hồ sơ, nội dung cung cấp: Mục2 4233/BTP-BTTP – K1Đ47 LCC2014 – K2Đ8,K1Đ19,K1Đ23,K1Đ35  23/2015/NĐ-CP

6) Trường hợp giấy ủy quyền không cần công chứng/chứng thực: Đ2 15/2015/TT-BTP

– Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền.

– Khi nộp hồ sơ đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con, một bên có yêu cầu có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền mà không cần có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

Trường hợp đăng ký khai sinh mà không cần thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con: 
K3Đ13 15/2015/TT-BTP:  Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, chưa được đăng ký khai sinh mà khi đăng ký khai sinh, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì thông tin về người cha được ghi ngay vào Giấy khai sinh của người con mà không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con.

5) Trường hợp Không cần phải có cộng tác viên dịch thuật (Cử nhân ngoại ngữ tiếng thông dụng) khi chứng thực:

Khi chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó (bản dịch không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch): Mục 4 1024/QĐ-BTP: các thủ tục hành chính được sửa đổi trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp

1) Giải quyết trường hợp bên được ủy quyền không thể cùng đến văn phòng/phòng công chứng

– Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền. K2Đ55LCC2014

2) Quyền được cung cấp dịch vụ công chứng ngoài giờ của P/VPCC K3,K4Đ32LCC

– Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
– Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.

3) Người yêu cầu công chứng có buộc phải 18 tuổi trở lên không?

– Người yêu cầu công chứng là cá nhân phải có năng lực hành vi dân sự... như vậy người từ đủ 6 tuổi trở lên đã có năng lực hành vi dân sự rồi (nhưng bị “hạn chế” Đ20BLDS2005). Do vậy vẫn có thể yêu cầu công chứng 1 số lĩnh vực nào đó. K1Đ47 (xem thêm)