Kiến thức về công chứng và chứng thực

HỎI ĐÁP VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

* Luật Công chứng 2006
* Luật Đất đai 2003
* Luật Dân sự 2005

** Danh mục lệ phí công chứng – chứng thực

Câu 1: Thế nào là công chứng? Chứng thực?

Trả lời:

– Công chứng là hoạt động mang tính chất dịch vụ công, do công chứng viên chứng nhận và chịu trách nhiệm cá nhân về tính xác thực, tính hợp pháp của các  hợp đồng, giao dịch đó.

– Chứng thực là hành vi mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực và chịu trách nhiệm về tính xác thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực.

Qua khái niệm trên cho thấy cơ quan có thẩm quyền chứng thực là UBND cấp huyện (cụ thể là: huyện, thị xã và thành phố thuộc tỉnh) và UBND cấp xã (cụ thể là: xã, phường, thị trấn).Còn cơ quan có thẩm quyền công chứng là: Phòng Công chứng của Nhà nước thành lập và Văn phòng công chứng do công chứng viên đăng ký xin phép hoạt động theo quy định của pháp luật.

Tóm lại, công chứng và chứng thực là hai lĩnh vực hoàn toàn khác nhau, khác về thẩm quyền, khác về đối tượng, tính chất công việc và khác nhau về tính chất pháp lý.

Câu 2:  Thế nào là hợp đồng dân sự? Giao dịch dân sự?

Trả lời:

 -Theo điều 388 của BLDS năm 2005 thì “Hợp đồng dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”.

– Tại điều 121 của BLDS năm 2005 thì “Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”.

Từ khái niệm Hợp đồng dân sự và Giao dịch dân sự cho thấy: – Hợp đồng dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên. Như vậy, chủ thể(người, tổ chức) của hợp đồng dân sự ít nhất phải có 2 bên và là sự thỏa thuận để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự. Ví dụ: Hợp đồng mua bán tài sản, HĐ chuyển nhượng QSDĐ, HĐ thế chấp tài sản …

– Giao dịch dân sự có phạm vi rộng hơn: là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương. Như vậy, chủ thể của giao dịch dân sự có thể là nhiều người(Hợp đồng), cũng có thể là 1 người có hành vi pháp lý làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Ví dụ: Giấy ủy quyền, di chúc, văn bản chấp thuận, văn bản cam kết …

Câu 3:  Tại sao lại chuyển giao các hợp đồng dân sự, giao dịch dân sự từ UBND cấp Xã, cấp Huyện sang nơi có tổ chức hành nghề công chứng thực hiện? (Phòng công chứng và Văn phòng công chứng).

Trả lời: Có thể thấy sự chuyển giao này là cần thiết ở các khía cạnh:

– Một là, về quy định của pháp luật:

Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện và UBND cấp xã, chứ không quy định về chứng thực hợp đồng giao dịch.

UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện chứng thực hợp đồng giao dịch là căn cứ theo quy định của NĐ số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của CP về công chứng, chứng thực và Thông tư Liên bộ số 04/2006/TTLB-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 Hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất.

Luật công chứng ra đời đã có sự phân biệt rạch ròi, tách bạch giữa hoạt động công chứng và chứng thực, Luật Công chứng có hiệu lực thi hành từ 01/7/2007, Chính Phủ, Bộ, ngành có sự chỉ đạo về việc từng bước thực hiện việc chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng.(NĐ 88/2009/NĐ-CP ngày19/10/2009 của CP, Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp).Như vậy, việc chuyển giao là nhằm tổ chức lại hoạt động công chứng cho phù hợp với Luật công chứng.

– Hai là, nhằm tăng cường bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại của tổ chức, cá nhân; phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, góp phần phục vụ công tác quản lý nhà nước có hiệu quả.

Được thể hiện: hoạt động công chứng bao gồm một chuỗi thủ tục rất phức tạp kể từ khi công chứng viên tiếp nhận ý chí của các bên giao kết hợp đồng, giao dịch như: xác định tư cách chủ thể của các bên, kiểm tra năng lực hành vi của chủ thể, tính tự nguyện của các bên hợp đồng, giao dịch, xác định nguồn gốc hợp pháp của đối tượng hợp đồng, kiểm tra tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch, thời gian, địa điểm giao kết v.v. Những tình tiết này rất quan trọng, bảo đảm cho hợp đồng không bị vô hiệu và có ý nghĩa chứng cứ về sau nếu xãy ra tranh chấp giữa các bên cũng như với bên thứ ba. Việc tách biệt công chứng và chứng thực như vậy vừa đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính (không lẫn lộn chức năng của cơ quan hành chính công quyền với chức năng của tổ chức sự nghiệp, dịch vụ) đồng thời cũng là điều kiện để chuyển tổ chức công chứng sang chế độ dịch vụ công.

– Ba là, Thời điểm thực hiện chuyển giao đã có sự chuẩn bị và phù hợp với thực tế của địa phương, của xã hội nói chung có khả năng đáp ứng được yêu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân.

Việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng đã thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng theo nội dung của Luật công chứng và đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng là phù hợp với quy định của pháp luật và đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trong toàn quốc.

Câu 4:  Quyền sử dụng đất được cấp cho Hộ gia đình, khi thực hiện thế chấp để vay vốn ngân hàng, có thể cử đại diện cho Hộ gia đình để thực hiện các giao dịch trong những trường hợp nào? Cần phải có những thủ tục gì? Làm tại đâu?

Trả lời: NĐ 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành luật Đất đai, tại điều 111 quy định quyền và nghĩa vụ của nhóm người sử dụng đất là tài sản chung; khoản 2 điều 146 quy định hợp đồng về QSDĐ thì: “Hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, thuê, thuê lại quyền sử dụng đất; hợp đồng hoặc văn bản tặng cho quyền sử dụng đất; hợp đồng bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất thuộc quyền sử dụng chung của hộ gia đình phải được tất cả các thành viên có đủ năng lực hành vi dân sự trong hộ gia đình đó thống nhất và ký tên hoặc có văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật về dân sự”. Như vậy, hộ gia đình có quyền cử đại diện hộ thực hiện các giao dịch nêu trên( trong đó có thế chấp vay vốn ngân hàng).

Về thủ tục lập văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật,  hiện nay đang thực hiện theo công văn liên tịch số 1046/HĐ-STNMT-STP ngày 18/12/2009 của Sở Tài nguyên-Môi trường và Sở Tư pháp về việc hướng dẫn văn bản ủy quyền của hộ gia đình khi thực hiện quyền của người sử dụng đất.

Cụ thể là: “… công dân có quyền lựa chọn đến Phòng công chứng để thực hiện việc công chứng theo quy định của Luật Công chứng, hoặc đến UBND cấp xã để chứng thực chữ ký trong giấy thỏa thuận của các thành viên trong hộ …”

Các giấy tờ liên quan khi yêu cầu công chứng, chứng thực gồm: giấy tờ pháp lý về nhân thân, về tài sản và nơi cư trú như: CMND, hộ khẩu, giấy tờ chứng nhận về quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản.

Câu 5:  Khi thực hiện các hợp đồng dân sự, giao dịch dân sự cần phải đảm bảo những thủ tục gì?

Trả lời: Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch nộp 1 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

– Phiếu yêu cầu công chứng (mẫu có sẵn tại các tổ chức hành nghề công chứng);

– Bản sao giấy CMND hoặc hộ chiếu;

– Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng tài sản;

-Hợp đồng, văn bản giao dịch đã được soạn sẵn (Người yêu cầu công chứng có thể yêu cầu công chứng viên soạn thảo HĐ, văn bản);

Ngoài các giấy tờ đã nêu, tùy từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau: Bản sao hộ khẩu, chứng tử, di chúc, giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế đối với những giao dịch liên quan đến thừa kế.

Đồng thời người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

-Hồ sơ yêu cầu công chứng hợp lệ, tổ chức hành nghề công chứng ghi vào sổ và thực hiện công chứng;  hồ sơ chưa hợp lệ hướng dẫn bổ sung; hồ sơ không hợp lệ thì từ chối công chứng và trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu công chứng.

-Thời hạn công chứng trong ngày nhận hồ sơ, nếu nộp hồ sơ sau 15 giờ  thì hẹn giải quyết trong ngày làm việc tiếp theo, trường hợp phức tạp hẹn không quá 3 ngày làm việc.

Câu 6: Người dân trong huyện có phải nhất thiết công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng tại huyện mình không?

Trả lời: Tại khoản 1, điều 37 Luật Công chứng có quy định “ Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nơi có tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở …”

Như vậy, người dân trong tỉnh khi có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch được quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào có trụ sở đặt tại địa bàn tỉnh để yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật.

Ví dụ: Người dân có nhà, đất và cư trú  ở huyện Thống Nhất có quyền đến Phòng Công chứng số 58 trụ sở tại Tx.Long Khánh yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch liên quan đến nhà, đất; người dân ở thành phố Cao Lãnh có quyền đến Văn phòng công chứng Đồng tháp trụ sở tại huyện Cao Lãnh hoặc Phòng công chứng số 2 trụ sở tại thị xã Sa đéc yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch.

Câu 7: Đối với quyền sử dụng đất được cấp cho hộ gia đình, khi thực hiện các hợp đồng dân sự, có cần phải yêu cầu tất cả các thành viên trong hộ đến Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng ký tên vào trong hợp đồng không? Vì sao?

Trả lời: Theo quy định của pháp luật đối với quyền sử dụng đất được cấp cho hộ gia đình, khi thực hiện các hợp đồng, giao dịch dân sự, thì có cần phải được được sự đồng ý của tất cả các thành viên trong hộ, mà cụ thể được quy tại khoản 2 điều 146, NĐ 181/2004/NĐ-CP“Hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, thuê, thuê lại quyền sử dụng đất; hợp đồng hoặc văn bản tặng cho quyền sử dụng đất; hợp đồng bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất thuộc quyền sử dụng chung của hộ gia đình phải được tất cả các thành viên có đủ năng lực hành vi dân sự trong hộ gia đình đó thống nhất và ký tên hoặc có văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật về dân sự”.

Như vậy, nều thành viên hộ có văn bản ủy quyền đã được công chứng, chứng thực theo quy định thì không cần phải đến Phòng Công chứng hoặc Văn phòng công chứng ký tên vào hợp đồng. Việc ủy quyền thực hiện theo hướng dẫn liên tịch số 1046/HD-STNMT-STP ngày 18/12/2009 của Sở Tư pháp và Sở TN&MT. Cụ thể là: “… công dân có quyền lựa chọn đến Phòng công chứng để thực hiện việc công chứng theo quy định của Luật Công chứng, hoặc đến UBND cấp xã để chứng thực chữ ký trong giấy thỏa thuận của các thành viên trong hộ …”

Sở Tư pháp khuyến cáo, để thuận lợi trong việc thực hiện các giao dịch liên quan đến việc thực hiện quyền của người sử dụng đất của hộ gia đình (các thành viên hộ không cần phải có mặt để ký tên vào hợp đồng, văn bản khi dùng QSDĐ của hộ tham gia giao dịch), thì hộ gia đình nên làm trước một việc sau: các thành viên có đủ năng lực hành vi dân sự của hộ đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng lập văn bản và yêu cầu công chứng, chứng thực, nội dung là giao cho người đại diện hộ (người đứng tên trong giấy chứng nhận QSDĐ ) được trọn quyền thực hiện các quyền của người sử dụng đất (chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, thừa kế v.v..), có thể xác định thời hạn hoặc trong suốt thời hạn nhà nước giao đất. Như vậy, khi tham gia giao dịch chỉ có người đại diện hộ gia đình lập và ký tên vào hợp đồng, văn bản.

>>>Dù giải quyết cách nào thì những thành viên trong hộ GĐ cũng phải đến VPCC hoặc UB xã/phường. Do vậy muốn tránh sự đi lại ấy, một người đại diện GĐ nên tới nhờ cơ quan CC làm thủ tục công chứng theo yêu cầu!

Câu 8: Vì sao UBND cấp xã chứng thực lệ phí chứng thực thấp hơn lệ phí công chứng?

Trả lời: Về lệ phí chứng thực và phí công chứng do Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp quy định, Lệ phí chứng thực theo quy định tại Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Bộ Tài Chính và Bộ Tư pháp, còn phí công chứng thu theo quy định tại Thông tư liên tịch số 91/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17/10/2008 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp. Mức lệ phí chứng thực thấp hơn phí công chứng là do tính chất của hoạt động công chứng và chứng thực, công chứng là hoạt động mang tính chất dịch vụ công bảo đảm an toàn về mặt pháp lý, do lực lượng công chứng viên thực hiện mang tính chất chuyên nghiệp cao và phải chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi thực hiện công chứng, còn chứng thực là hành vi mang tính chất hoạt động hành chính công quyền.

 Câu 9: Thẩm quyền chứng thực, công chứng của các cơ quan như UBND xã, phường/ UBND quận, huyện; Phòng/Văn phòng công chứng?

Trả lời:
Theo quy định của NĐ 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký thì:
+ UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là UBND cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực bản
sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng
Việt.
+ Phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấp huyện) có
thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; Chứng
thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang
tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.
+ Phòng/Văn phòng công chứng: Có thẩm quyền công chứng các loại Hợp đồng, giao dịch luật quy định phải
công chứng như Hợp đồng chuyển nhượng/Tặng cho bất động sản; Hợp đồng thế chấp bất động sản; Văn bản khai nhận, thoả thuận phân chia di sản di sản thừa kế… hoặc các loại Hợp đồng, giao dịch luật không bắt buộc

Câu 10: Những giấy tờ gì mà có thể thực hiện được cả 2 nơi?

Trả lời:

Theo thông tư  04/2006/TTLT/BTP-BTNMT: Hợp đồng, văn bản về bất động sản mà bên có bất động sản là hộ gia đình, cá nhân thì hộ gia đình, cá nhân đó được lựa chọn hình thức công chứng tại Phòng Công chứng hoặc chứng thực tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có bất động sản.

+ Theo điều 2.2 đó bạn chỉ nên đến UB xã/phường khi có giao dịch là “Đối với hộ gia đình, cá nhân thì phải có chứng nhận … Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có đất”

Câu 11: Những loại Hợp đồng gì buộc phải công chứng?

Trả lời:

Theo Điều 119 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP Tất cả giao dịch về bất động sản (Mua bán, tặng cho, thuê mướn, thế chấp, bảo lãnh…) đều buộc phải công chứng. Có những giấy tờ chỉ cần sao y rồi đối chiếu bản chính (không chứng thực tại UB xã/phường). Tham khảo  04/2006/TTLT/BTP-BTNMT thực chất là thông tư hướng dẫn 181/2004/NĐ-CP, do đó bạn cứ theo NĐ mà thực hiện

+ Tóm lại theo thủ tục một cửa về giao dịch BĐS của cá nhân/Hộ GĐ thì bạn nên tới UBND phường/xã nơi có BĐS trước! Còn nếu giao dịch một bên là người nước ngoài phải qua phòng/VP công chứng.

____________________________________________________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

        Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU YÊU CẦU CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, VĂN BẢN

               Kính gửi: Phòng Công chứng số  …….. tỉnh/thành phố …………………

Họ và tên người nộp phiếu:……. ……………………………………………

Địa chỉ liên hệ: ………………….……………………………………………..

Số điện thoại: …………..……………………………………………………..

Yêu cầu công chứng về: …………………………………………………….

Các giấy tờ nộp kèm theo Phiếu này gồm có:

1.………………………………….…………………………………………..….……

2…………………………………………………………………………………..

Thời gian nhận phiếu ……… giờ, ngày……./……./………                                                                

NGƯ­­ỜI NHẬN PHIẾU                                   NGƯỜI NỘP PHIẾU

     (Ký và ghi rõ họ tên)                                               (Ký và ghi rõ họ tên)

____________________________________________________

>>> Luật Công chứng 2006
>>> Luật Đất đai 2003
>>> Luật Dân sự 2005