1/ Hóa đơn điện tử là gì?
HĐ ĐT là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. K2Đ3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP (NĐ119)
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
1a/ Những chứng từ (giấy tờ/văn bản) nào cũng được gọi là hóa đơn?
Hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng và các hóa đơn khác đáp ứng đủ điều kiện tự in theo Đ6 39/2014/TT-BTC
2/ Có mấy loại hóa đơn điện tử?
- Về khía cạnh kê khai tài chính thuế Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Đ6 NĐ119
- Về khía cạnh kỹ thuật quản lý chứng từ, Hóa đơn điện tử được phân thành 2 loại sau: K3,K4Đ3 NĐ119
1. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3/ Những ai phải phát hành hoặc sử dụng hóa đơn điện tử?
Kể từ ngày 31/10/2020 tất cả các cá nhân/hộ kinh doanh, các loại hình doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa (vật chất, phi vật chất), cung cấp dịch vụ (sản xuất, thi công, gia công, tư vấn, phục vụ…) – K1Đ4 NĐ119 – đều phải cung cấp/phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng: K3Đ48 TT2019
Trong thời gian chưa đến 31/10/2020, cá nhân, doanh nghiệp đang hoạt động hoặc đăng ký mới thuộc loại hình DN được phép sử dụng hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP thì vẫn được tiếp tục sử dụng HĐ theo quy định tại 2 NĐ này và văn bản hướng dẫn khác. Đồng thời bất cứ CN/DN nào muốn áp dụng HĐ ĐT theo quy định tại NĐ119 thì CQT sẽ tạo điều kiện để thực hiện áp dụng.
4/ Thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp: Đ9 NĐ119
Hóa đơn điện tử hợp pháp là hóa đơn tuân thủ nội dung và hình thứ kỹ thuật theo quy định của Luật viễn thông, Luật giao dịch điện tử, Luật công nghệ thông tin và các quy định tại nghị định NĐ119, TT2019 và các điều kiện cụ thể sau:
– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
– Không bắt buộc có chữ ký số;
– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế); Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử phải hợp lệ;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
5/ Hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn nào quan trọng và giá trị hơn?
Hai loại hóa đơn này đều có giá trị và quan trọng như nhau, Chỉ có điều HĐ ĐT có mã – K4Đ4,K3,4,5,6Đ12 NĐ119 – là dạng HĐ được cấp cho các doanh nghiệp thông thường và có hạ tầng thiết bị viễn thông hạn chế (VD: Doanh nghiệp cơ khí, tư vấn, may mặc giày da, thực phẩm … Còn các DN được phát hành hóa đơn không có mã của cơ quan thế là các DN lớn, ngành nghề trọng yếu, có hạ tầng CNTT tốt – Đ32 (VD: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại: K2Đ12 NĐ119
Mã được cấp trung gian từ cơ quan thuế sau khi DN phát hành hóa đơn rồi gửi tín hiệu viễn thông tới CQT, CQT sẽ xác nhận nguồn ID của DN rồi cấp tự động 1 mã số (để kiểm soát quản lý: b)K2Đ16NĐ119) gửi trở cho DN. Đối với DN được phát hành HĐ ĐT không có mã nghĩa là bản thân các DN này đã được công nhận một mã ký hiệu quản lý riêng của CQT trong HĐ của rồi, do vậy không cần CQT xác nhận “lắt nhắt” mã số nữa trong từng lần phát hành HĐ riêng lẻ nữa
6/ Nghĩa là Những DN phát hành HĐ ĐT có mã của cơ quan thuế là những DN nhỏ
Đa phần là là những DN nhỏ và vừa; thông thường các doanh nghiệp này có cơ sở hạ tầng viễn thông, thiết bị Internet hạn chế, đội ngũ nhân viên CNTT chưa đủ chuẩn và có sự rủi ro về bảo mật thông tin doanh nghiệp cao.
7/ Yêu cầu cơ bản của các doanh nghiệp được phát hành HĐ ĐT không có mã CQT?
Ngoài các yêu cầu về lĩnh vực hoạt động – K2Đ12, các DN này còn phải đầu tư trang thiết bị hạ tầng viễn thông, nguồn nhân lực đủ chuyê môn nghiệp vụ để triển khai xây dựng hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu cần thiết để được đăng ký áp dụng hoá đơn điện tử: Đ20 NĐ119
8/ Để được phát hành và cung cấp HĐ ĐT cho khách hàng, cá nhân/tổ chức được phép áp dụng HĐ ĐT có mã của CQT phải làm thủ tục gì?
Cá nhân/tổ chức thực hiện các bước sau:
– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế : Đ14
– Hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) Sau khi đã được cấp tài khoản và đăng ký mã số thuế để được ĐK áp dụng HĐ ĐT
– Phát hành HĐ ĐT theo 1 trong 2 cách sau: Đ16
+ Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tài khoản đã được cấp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thu: a)Đ16 (không thu tiền dành cho DN sáng tạo/địa bàn kinh tế khó khăn…: K1Đ13)
+ Lập HĐ ĐT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:
Truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện việc lập HĐ ĐT: b)K1Đ6 (có thu tiền/phí đối với các DN khác và không thuộc DN trường hợp đặc biệt theo K2Đ12: K3Đ13 NĐ119)
9/ Trách nhiệm của người cá nhân/tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đ18
– Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
– Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
– Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
– Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.
10/ Có phải Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực được phát hành hóa đơn điện tử phải có sẵn cơ sở hạ tầng viễn thông hiện đại mới được áp dụng HĐ ĐT?
Không hòan toàn vậy. DN thuộc lĩnh vực được phát hành HĐ ĐT cũng có thể đăng ký thêm ngành nghề cung cấp dịch vụ viễn thông/CNTT để đáp ứng nhu cầu phát hành HĐ ĐT của mình; nhưng cũng có thể không đồng thời là DN viễn thông mà họ đi thuê các DN hoạt động viễn thông cung cấp cho họ dịch vụ hóa đơn điện tử. Nghĩa là muốn áp dụng HĐ ĐT, mọi cá nhân/Doanh nghiệp thương mại dù lớn dù nhỏ đều phải cần đến tổ chức cung cấp dịch vụ HĐ ĐT.
11/ Nghĩa vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là gì? b)K1Đ34 NĐ119
– Cung cấp dịch vụ truyền nhận hóa đơn điện tử và dữ liệu hóa đơn điện tử giữa người mua dịch vụ với cơ quan thuế.
– Thực hiện việc gửi, nhận đúng hạn, toàn vẹn hóa đơn điện tử theo thỏa thuận với các bên tham gia giao dịch.
– Lưu giữ kết quả của các lần truyền, nhận hóa đơn điện tử.
– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chỉ được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho người mua căn cứ theo thỏa thuận đã ký với Tổng cục Thuế.
– Có trách nhiệm chuyển hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dữ liệu hóa đơn điện tử (đối với trường hợp người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) đến Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ người mua dịch vụ chuyển đến.
– Cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu cho cơ quan quản lý thuế khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
– Tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật về viễn thông, Internet và các quy định kỹ thuật, nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
– Có trách nhiệm thiết lập kênh kết nối chuyển dữ liệu với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế đảm bảo liên tục, an ninh, an toàn.
– Chủ động giải quyết khi có vướng mắc trong quá trình thực hiện dịch vụ hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế để phối hợp nếu vướng mắc có liên quan tới Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.