Kiến thức đơn giản về ISO

• Hỏi đáp chi tiết về ISO – các hệ thống tiêu chuẩn ISO

1) ISO là gì?

– Iso là một thuật ngữ nói về Bộ tiêu chuẩn quố c tế , về Hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, về bộ tiêu chí hoạt động theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp…

– Iso là từ viết tắt tiếng Anh International Standard Organization.

– Iso là một hệ thống tiêu chuẩn khép kín xuay quanh đối tượng chính là Khách hàng và Sản phẩm. Hệ thống này vận hành theo Chu trình: PDCA Lập kế hoạch/Plan – Thực hiện/Do – Kiểm tra/Check – Cải tiến/Active

– Để thực hiện/ áp dụng ISO, tổ chức phải tuân theo Yêu cầu: Xây dựng hệ thống > Ban hành các quy trình thủ tục > Thực hiện tuân thủ quy trình > Duy trì hệ thống > Cải tiến thường xuyên các tiêu chuẩn.

– Mục tiêu cốt lõi của ISO là TẠO SẢN PHẨM CÓ CHẤT LƯỢNG LUÔN LÀM THỎA MÃN YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG.

2) Tạo sao phải hoặc nên đăng ký chứng nhận hoặc áp dụng ISO?

– Khi có chứng nhận Iso, tổ chức có căn cứ (về hình thức) để thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động của mình đối với bên ngoài. Có thể giúp tổ chức ấy thuận lợi hơn trong việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng, dê dàng thâm nhập thị trường nội địa và quốc tếqua các “mác dán/in” ISO bề ngoài.

– Khi áp dụng ISO, tổ chức sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm, phát huy nội lực, tao dựng thương hiệu và lòng tin của đối tác hoặc khách hàng.

3) Những ai cần đăng ký hoặc phải có chứng nhận ISO?

Tổ chức gồm các cơ quan nhà nước, ban ngành xã hội, doanh nghiệp kinh tế… có hoạt động cung cấp sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ phi vật chất ra bên ngoài đều có thể cần và nên đăng ký áp dụng ISO.

Nghĩa là sao? Nghĩa là hầu hết các tổ chức (hiện nay đa phần là pháp nhân) hoạt động theo pháp luật nếu muốn tồn tại và phát triển bền vững thì nên đăng ký và áp dụng ISO.

Nói tóm lại: anh là chuyên viên bên chi cục thuế, bạn là thành viên của hội người tiêu dùng, tôi là luật gia của trung tâm pháp lý, bà là công nhân của nhà máy xi măng… Tất cả chúng ta đều là cá nhân thuộc các tổ chức có chức năng phục vụ/sản xuất/cung cấp những sản phẩm (hàng hóa/dịch vụ) cho khách hàng (những người mà chúng ta có nhiệm vụ phải phục vụ nếu không muốn “ra đường cầm nón”, mà xin lỗi, cầm nón mà không biết ISO cũng có ngày “treo miệng”(!)

4) Thế thì mọi tổ chức buộc phải có ISO ah?

– Chỉ có một số các cơ quan hành chính nhà nước từ cấp huyện trở lên buộc phải xây dựng và áp dụng ISO theo quyết định 19/2014/QĐ-TTg. Các tổ chức đoàn thể, doanh nghiệp nhà nước khác thì đang được khuyến khích thực hiện.

– Và dĩ nhiên, quy định pháp luật không bắt buộc các tổ chức kinh tế nước ngoài hoặc tư nhân trong nước phải áp dụng hoặc phải có chứng nhận ISO.

5) Doanh nghiệp nào nên áp dụng và có chứng nhận ISO?

Vì tầm quan trọng và lợi ích khi áp dụng Iso, nên bất cứ DN nào cũng cần đến Iso.

6) Để được cấp chứng nhận ISO hoặc áp dụng ISO khác nhau chỗ nào?

Để có chứng nhận Iso thì tổ chức có thể nằm trong 3 trường hợp sau:

+ Tổ chức MUA CHỨNG NHẬN ISO. Thực tế là vậy! thời nào cũng vậy, để đạt được mục đích người ta  bỏ tiền ra, nếu bỏ tiền không được thì bỏ nhiều tiền là vẫn được(!)

+ Tổ chức TỰ MÌNH tuyển dụng, đạo tào nhân sự, đầu tư nguồn lực, vật lực và thời gian để huấn luyện, nghiên cứu, ban hành và áp dụng các quy định của ISO; sau đó làm thủ tục xin cấp chứng nhận. Tổ chức có chức năng cấp chứng nhận sẽ xem xét hồ sơ và cử chuyên gia xuống đánh giá thẩm định các quy trình vận hành áp dụng ISO xem có đúng và đạt yêu cầu không. Nếu đủ/đạt điều kiện thì tổ chức cấp CN sẽ ra quyết định cấp Chứng nhận ISO cho tổ chức có yêu cầu.

+ Tổ chức THUÊ BÊN NGOÀI tư vấn, huấn luyện đảm nhiệm thực hiện , soạn thảo, chỉnh sửa, ban hành các hồ sơ thủ tục áp dụng quy trình mà ISO yêu cầu. Bên thứ Ba này cũng đảm nhiệm việc nộp hồ sơ và phối hợp với bên thứ Hai đánh giá thẩm định đến khi nào đủ điều kiện rồi tiến hành cấp Chứng nhận ISO cho tổ chức có yêu cầu.

Để áp dụng ISO thì cũng xảy ra 2 trường hợp sau đối với tổ chức:

+ Tổ chức không muốn tốn phí cho 2 hợp đồng một là Tư vấn thủ tục áp dụng & xin cấp Chứng nhận ISO; và hai là Đánh giá thẩm định để cấp Chứng nhận ISO. (Tổng chi phí 2 HĐ này từ 100 triệu và thời gian từ 3 tháng trở lên tùy quy mô của tổ chức): Tổ chức sẽ đảm bảo nguồn lực và đặt yếu tố chất lượng sản phẩm lên hàng đầu (chứ không phải vì cái mác Chứng nhận ISO). Tổ chức thống nhất thực hiện và áp dụng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên cấp thấp, tất cả phải thực hiện và duy trì ISO làm kim chỉ nam cho hoạt động cũng là Văn hóa của tổ chức theo các quy trình ISO mà Ban ISO của tổ chức đã soạn thảo ban hành và yêu cầu tuân thủ. > Tổ chức không cần phải đăng ký xin cấp Chứng nhận ISO

+ Tổ chức vừa muốn đảm bảo áp dụng ISO vừa muốn được cấp CN ISO để chứng minh năng lực nội tại và khả năng tài chính của mình. Tổ chức thực hiện theo trường hợp thứ 2 (đã đề cập trên) để vừa có CN ISO vừa đảm bảo thực hiện theo tiêu chuẩn ISO. Đây là trường hợp đặc biệt và hiếm xảy ra trong thật tế, bởi Thứ nhất: việc tự mình lên kế hoạch, tổ chức huấn luyện và khảo sát ban hành văn bản, quy trình thủ tục và thực hiện cho đúng tiêu chuẩn rất là phức tạp, đòi hỏi nhiều cá nhân chuyên môn giỏi, thời gian công sức, nguồn lực của toàn thể thành viên trong tổ chức. Thứ hai: khi tổ chức đã tự tin thực hiện theo đúng yêu cầu hồ sơ, tiêu chuẩn, thủ tục quy định của ISO áp dụng hợp với hoạt động của tổ chức mình; nhưng lúc để được Bên cấp CN ISO xuống khảo sát, thẩm định, đánh giá thì không trách khỏi những “vướng mắc” cần chỉnh sửa/bổ sung theo ý của họ (dù thực tế có nhièu tổ chức cấp CN Iso cũng đủ “tư cách Iso” để đánh giá tổ chức khác về Iso).

> Theo khảo sát thì đến 95% Tổ chức phải thuê Bên tư vấn để “giúp hoàn thành” việc được cấp chứng nhận ISO, chi phí này chiếm 50% tổng chi phí để được cấp CN ISO trọn gói từ A-Z.

> Tổ chức Tư vấn/đào tạo/thủ tục ISO là một tổ chức đăng ký hoạt động độc lập với tổ chức có Thẩm quyền khảo sát/thẩm định/đánh giá và cấp Chứng nhận ISO.

Còn tiếp…