Các Mẫu biểu – Quy trình Hành chính Nhân sự

1) TUYỂN DỤNG (tham khảo SV-HRIS)

  • Danh sách các đợt tuyển dụng: Vị tri, thời gian tuyển/hạn hồ sơ, số lượng
  • Kết quả tuyển dụng: Tên ỨV, vị trí, phòng ban, kết quả…
  • Danh sách ƯV: Thông tin chi tiết
  • Danh sách mô tả công việc: miêu tả cụ thể từng vị trí CV, úng tuyển và nhiệm vụ HĐ

Chính sách tuyển dụng: đối tượng, cách thức
> Chính sách khiếu nại, tố cáo: quy trình giải quyết
> Chính sách tinh giảm lao động: nguyên nhân, biên bản họp

2) ĐÀO TẠO (tham khảo SV-HRIS)

  • Kế hoạch đào tạo: Nội dung, đối tượng, người đào tạo, kinh phí
  • Phiếu yếu cầu đào tạo: người đề nghị, tên khóa ĐT, đối tượng, người đào tạo, kinh phí
  • Danh sách LĐ tham gia đào tạo
  • Thông tin đào tạo chi tiết: Khóa ĐT, người ĐT, Slượng, lĩnh vực, nội dung, mục đích, thời lượng, kinh phí…

3) ĐÁNH GIÁ (KPI) (tham khảo SV-HRIS) – Khóa Quản lý theo BSC – Sơ đồTiểu luận về KPI/BSC

> Hệ thống BSC: Tài chính, khách hàng, nội bộ và học hỏi phát triển 

  • Thiết lập tiêu chí đánh giá
  • Gán tiêu chí đánh giá cho các chức danh
  • Báo cáo đánh giá

– Xây dựng KPI tốt đòi hỏi trưởng các bộ phận phải am hiểu và cùng PHCNS ban hành các tiêu chí (riêng biệt)+quy trình đánh giá (Tự đánh giá 30%; Đồng nghiệp ĐG 30%; Lãnh đạo ĐG 40%)

Tiểu luận đề án đánh giá KPIs của ĐHSPKT

4) HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

  • Mẫu văn bản thông báo về việc giao kết hợp đồng lao động mới hoặc sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt hợp đồng lao động
    (ban hành kèm theo thông tư số 30/2013/TT-BLDTBXH – Phụ lục 01)
  • Mẫu văn bản đề nghị tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế bắt buộc (30/2013/TT-BLDTBXH – Phụ lục 02)
  • Giấy ủy quyền Về việc giao kết hợp đồng lao động (Mẫu số 01 47/2015/TT-BLĐTBXH)
  • Mẫu HĐLĐ 2017 (LuatMG; Mẫu HĐ học việc, HĐLĐ thử việc, HĐLĐ xác định thời hạn, không xác định thời hạn) Mẫu HĐLĐ song ngữ.
    > Đối với NV kinh doanh (sale) có thể HĐ 3 tháng, nếu 3 tháng liên tục hoàn thành doanh số thì ký kết HĐ 1 năm…<> KPI
    > DN ít nhân viên thì nên làm HĐLĐ khác nhau trong đó nêu mô tả CV trong phần NV trách nhiệm NLĐ
    > Mức lương trong HĐLĐ là mức lương chính đóng BHXH (LCB+phụ cấp), khoản cộng thêm để hình thành lương theo thỏa thuận thì thể hiện chi tiết trong bảng lương hoặc điều lệ DN)

5) TAI NẠN LAO ĐỘNG

  • Mẫu văn bản thông báo về việc người lao động bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (30/2013/TT-BLDTBXH – Phụ lục 03)

6) QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO (9001/14000/22000)

a) ISO 9001 (Tổ chức đào tạo cấp CN ISO) – Chi tiết tài liệuđào tạo/Biểu giá ISO
– Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008;  9001:2015Phân biệt ISO 2008/2015 – Tài liệu song ngữ V2015

Ban hành và áp dụng:

– Chính sách chất lượng.
– Mục tiêu chất lượng của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp phòng ban chức năng.
– Sổ tay chất lượng.

Sáu thủ tục:
+ Thủ tục (quy trình) kiểm soát tài liệu + kiểm soát hồ sơ + Thủ tục đánh giá nội bộ + Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp + Thủ tục hành động khắc phục + Thủ tục hành động phòng ngừa.

Lưu trữ các hồ sơ cần thiết:
+ Hồ sơ thống kê kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của từng phòng ban và của công ty
+ Hồ sơ xem xét của lãnh đạo
+ Hồ sơ về các hoạt động giáo dục, đào tạo, huấn luyện kỹ năng
+ Hồ sơ về kinh nghiệm làm việc của nhân viên
+ Hồ sơ lưu lại các kết quả xem xét khả năng thực hiện các yêu cầu của các đơn đặt hàng của khách hàng
+ Hồ sơ các thông tin, mẫu, hoạt động thiết kế (nếu có)
+ Hồ sơ về nhà cung cấp sản phẩm
+ HS nguồn gốc SP
Hồ sơ đánh giá nội bộ
– Dữ liệu về phân tích mức độ thỏa mãn của khách hàng
– Dữ liệu phân tích về nhà cung cấp
– Hồ sơ về các hành động khắc phục
– Hồ sơ về các hành động phòng ngừa.

b) Hồ sơ đăng ký cấp chứng nhận ISO 9001:2015 vinacerrt.vn

– Sổ tay chất lượng (tài liệu tương đương)
– Giấy chứng nhận ĐK DN (giấy phép kinh doanh)
– Biên bản đánh giá nội bộ tổng hợp
– Biên bản xem xét
– Tài liệu chứng minh xác định bối cảnh ngoài + Bối cảnh nội bộ
– Tài liệu nhận diện các rủi ro
– Danh mục hệ thống QLCL (tất cả các quy trình) – Danh mục tài liệu

 7) BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG MÔI TRƯỜNG (tư vấn MT)

Quy định tại 18/2015/NĐ-CP

– Dự án xây dựng cơ sở sản xuất đồ gỗ t=>= 1 ha (phụ lục 2)
– Dự án xây dựng cơ sở sơ chế, chế biến lương thực, thực phẩm – PL2
– Dự án xây dựng cơ sở sản xuất và gia công các sản phẩm dệt, may – PL2

7a) Đăng ký kế hoạch bảo vệ môi trường Đ18 18/2015/NĐ-CP

– Dự án đầu tư mới, đầu tư mở rộng quy mô, nâng công suất các cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ không thuộc đối tượng quy định tại Phụ lục II
– UBND huyện xác nhận kế hoạch bảo vệ môi trường của dự án, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trên địa bàn (Không có nguy cơ cao trong tỉnh K2Đ32 LBVMT2014

Các đối tượng không phải đăng ký kế hoạch bảo vệ môi trường PL4 18/2015/NĐ-CP

Mẫu biểu đăng ký, báo cáo, đề án… bảo vệ môi trường (27/2015/TT-BTNMT)

155/2016/NĐ-CP : Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo vệ môi trường

8) Phòng cháy chữa cháy PCCC

  • Hồ sơ quản lý PCCC: QĐ ban hành Nội quy, các NQ, DS đội PCCC, phương án, thiết bị PCCC
  • Mẫu thông báo về việc bảo đảm các điều kiện an toàn về phòng cháy và chữa cháy sau khi DN đi vào hoạt động PC06 (Thông tư 66/2014/TT-BCA hướng dẫn 79/2014/NĐ-CP)
  • 167/2013/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm lĩnh vực PCCC (Đ27-48). Thẩm quyền xử phạt: CA phường/Chủ tịch phường – CA tỉnh/CT tỉnh: 3 triệu-100 triệu Đ66 

9) Báo cáo huấn luyện AN TOÀN VỆ SINH LAO ĐỘNG hàng năm. K2,K3Đ45 44/2016/NĐ-CP
(QĐ một số Điều của Luật an toàn, vệ sinh lao động về hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động, huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động và quan trắc môi trường lao động)

– XD chương trình huấn luyện Nhóm 4; (tổng 6 nhóm)

– Báo cáo về công tác kiểm định kỹ thuật an toàn lao động, huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động và quan trắc môi trường lao động về Sở LĐTBXH, Sở Y tế

> Mẫu biểu, danh mục, kiểm định, chương trình huấn luyện các nhóm  (44/2016/NĐ-CP)

9a) Báo cáo kiểm định thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động hàng năm. 
Đ18 09/2017/TT-BCT Quy định hoạt động kiểm định KTATLĐ thuộc Bộ Công Thương.

  • Yêu cầu tổ chức kiểm định kiểm định thiết bị (Nồi/lò hơi/Bình chịu lực: Nhóm B); Báo cáo tình hình kiểm định hàng năm theo Mẫu Phụ Lục 3

9b) AN TOÀN THỰC PHẨM

– Giấy phép cơ sở đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm cho cơ sở sản xuất.
– Công bố tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm tại Sở y tế tỉnh/thành phố
– Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (>Tham khảo)

10/ KIỂM ĐỊNH NHÀ MÁY/CÔNG TY (AUDIT – Compliance Evaluation)

– Kiểm soát chất lượng (Technical audit) Do phòng QA đảm trách;
– Chính sách xã hội và An toàn sức khõe. (LABORS & PAYMENT, Health & Safety);
– An ninh nhà máy (C-Tpat)

 

_________________________________________