So sánh công chứng và chứng thực

– Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. > chứng nhận nội dung là xác thực K1Đ2LCC2014

– Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền (phòng tư pháp – phòng công chứng – văn phòng công chứng) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. > chứng nhận hình thức là xác thực  K2Đ2 23/2015/NĐ-CP. Khi đó sẽ có nhiều bản sao >=2 được chứng thực giống như bản chính.

+ Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.

+ Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính. Bản sao bao gồm:

• Bản sao chưa được chứng thực hay còn gọi là bản phô tô, bản chụp nhân bản từ bản gốc bằng máy in hoặc máy photococpy
• Bản sao có chứng thực: là bản phô tô/bản chụp đã được xác nhận tính xác thực giống với bản gốc từ tổ chức công chứng hoặc UBND cấp xã.
• Bản sao được cấp từ sổ gốc (còn gọi là bản trích sao): là bản được cấp đồng thời  hoặc được  cấp lại từ cơ quan tổ chức đã cấp bản chính

+ Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền c:ấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

 – Chứng thực chữ ký (*) là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực K3Đ2 23/2015/NĐ-CP

– Chứng thực giấy tờ: thực chất là chứng thực chữ ký (*) trong các văn bản giấy tờ  trên chính các VB giấy tờ đó [trên trang giấy tương đương bản chính]. Khi đó chỉ có 1 bản [chính] được chứng thực trên đó.

II. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

b) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giầy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

• Quy định về nội dung Chứng/xác nhận sơ yếu lý lịch: 1520/HTQTCT-CT
• Thủ tục Chứng/xác nhận sơ yếu lý lịch: bản chứng thực/bản chính CMND: đb) K4 Đ24 23/2015/NĐ-CP: không cần hộ khẩu

III. Thẩm quyền Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng

1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp quy định tại K2Đ2LCC2014.

– Các hợp đồng giao dịch về bất động sản như:

a) Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, chuyển đổi

b) Hợp đồng thuê mượn

c) Hợp đồng tặng cho

d) Hợp đồng thế chấp

2. Công chứng hợp đồng mua bán, thuê mượn, tặng cho xe ô tô và các loại tài sản khác;

3. Công chứng hợp đồng bảo lãnh, cầm cố, thế chấp;

4. Công chứng các loại giao dịch, hợp đồng hợp pháp theo yêu cầu ;

5. Công chứng Hợp đồng thương mại, Hợp đồng uỷ quyền;

6. Công chứng di chúc;

7. Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản;

8. Công chứng văn bản khai nhận di sản;

9. Nhận lưu giữ di chúc;

10. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch

–  Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và phải được công chứng.

–  Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.

– Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương IV của Luật Công chứng.

LƯU Ý QUAN TRỌNG:

> Chỉ có phòng tư pháp cấp huyện mới được chứng thực chữ ký của người dịch trong các văn bản tiếng VN và nước ngoài. đcK1Đ5 23/2015/NĐ-CP

> Thời gian yêu cầu thực hiện việc chứng thực phải thực hiện trong ngày hoặc qua ngày sau nếu y/c sau 15h00 Đ7 23/2015/NĐ-CP

> Không được yêu cầu xuất trình bản chính khi tiếp nhận bản chứng thực/trích sao. K2Đ6

> Chứng thực giao dịch hợp đồng liên quan đến bất động sản: quyền sử dụng đất, sở hữu nhà cửa được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có BĐS. K6Đ5 NĐ23

> Không được chứng thực/xác nhận các giấy tờ do 1 cá nhận đã lập/viết/tạo (suy từ đối tượng được công chứng, chứng thực). VD: biên lai, hóa đơn, bản viết tay… đã lập trước đó không được chứng thực. Nhưng 1 bản viết tay chưa được ký tên vẫn được chứng thực chữ ký tại P/VPCC/UBND xã.

*** BÍ QUYẾT: 

– Mọi nhu cầu về công chứng hoặc chứng thực thì liên hệ với Văn phòng công chứng

– Giá/chi phí ở VPCC thường cao hơn UBND cấp xã hoặc Phòng tư pháp/Phòng công chứng của nhà nước

– VPCC có thể làm ngoài giờ và làm theo yêu cầu của khách hàng

– Nếu nghi ngờ chi phí/lệ phí quá cao thì nên tham khảo bảng giá theo quy định pháp luật 257/2016/TT-BTC

____________________

1)     Luật Công chứng 2014

2)     Nghị định  23/2015/NĐ-CP: Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

3)     Thông tư  06/2015/TT-BTP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng

4)     4233/BTP-BTTP: V/v hướng dẫn thẩm quyền về công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở.