Các dạng Đại diện và Uỷ quyền thông dụng

1) Giấy giới thiệu:

Đây là dạng thủ tục ủy quyền đơn giản, gián tiếp dùng để cử cấp dưới thay mình liên hệ với cơ quan, tổ chức thực hiện một công việc đơn giản. Trường hợp này, người được giao nhiệm vụ không ký bất kỳ một loại giấy tờ nào. Về phía cơ quan, tổ chức tiếp nhận thực hiện yêu cầu họ không quan tâm đến tư cách pháp lý của người có tên trong giấy giới thiệu mà chỉ căn cứ vào tư cách pháp nhân của người ký giấy giới thiệu để làm bằng chứng về sau.

2) Giấy ủy quyền:

Là loại giấy có giá trị trao toàn quyền của mình cho người khác thực hiện công việc của mình. Giấy ủy quyền được sử dụng đối với công việc quan trọng, phức tạp và nội dung các quyền, nghĩa vụ của nhận ủy quyền phải được chi tiết hóa trong giấy. Tính hợp pháp của giấy ủy quyền là con dấu của doanh nghiệp hoặc chứng thực của UBND cấp có thẩm quyền nơi doanh nghiệp có trụ sở chính. Trường hợp này UBND chỉ chứng thực chữ ký của của người ủy quyền, chứ không chứng thực nội dung giấy ủy quyền.  Đặc điểm của giấy ủy quyền là nội dung linh hoạt, bố cục tùy nghi và chỉ có chữ ký và đóng dấu của bên ủy quyền. Trường hợp này được gọi là ủy quyền đơn phương. Tuy nhiên, hiệu lực chỉ phát sinh khi bên nhận ủy quyền chấp thuận nội dung đó và cũng chỉ thực hiện nghĩa vụ trong phạm vi ủy quyền, ngoài phạm vi đó họ không chịu trách nhiệm. Nhược điểm của hình thức ủy quyền này là thể hiện ý chí đơn phương; trong giấy ủy quyền khó mô tả được hết những công việc phải thực hiện, dẫn đến có trường hợp đã thực hiện một vài công đoạn họ lại tiếp tục không thực hiện vì một lý do nào đó, gây chậm trễ, thiệt hại cho doanh nghiệp, nhưng lại không có cơ chế bồi thường vì pháp luật không quy định.

3) Hợp đồng ủy quyền:

Là hình thức văn bản ủy quyền chặt chẽ nhất so với các hình thức nêu trên. Ưu điểm nổi bật của hình thức này là cơ sở pháp lý vững chắc, có điều khoản và chế tài cụ thể; quyền và nghĩa vụ của các bên được thể hiện rõ trong hợp đồng. Điều 581 BLDS năm 2005 quy đinh: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, có nhận thù lao, nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định”. Cũng theo quy định của BLDS, bên ủy quyền có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền, nếu lý do chính đáng (trừ hợp đồng ủy quyền có công chứng) và chỉ thanh toán thù lao tương ứng với công việc đã thực hiện, công với các khoản thiệt hại phải bồi thường. Đối với hợp đồng ủy quyền không có thù lao thì chỉ cần báo trước trong một thời gian thích hợp.

*** Thực tế đã qua có không ít doanh nghiệp không tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về uỷ quyền, gây thiệt hại cho các bên khi có tranh chấp xảy ra. Cụ thể là, một số doanh nghiệp người ký thủ tục ủy quyền không phải là người đại diện đương nhiên theo pháp luật (chỉ là phó giám đốc, giám đốc phân xưởng, cửa hàng trưởng…); không thực hiện theo hình thức hợp đồng ủy quyền; nội dung giấy ủy quyền không thể hiện rõ nghĩa vụ của người được ủy quyền hoặc các điều kiện ràng buộc khác…những trường hợp này, nếu xảy ra tranh chấp có thể bị tòa án tuyên vô hiệu và hậu quả pháp lý luôn nghiêng về phía doanh nghiệp. Điển hình như: Năm 2003, có một công ty (giấu tên) cử phó giám đốc ký hợp đồng mua bán với một doanh nghiệp ngoài tỉnh. Khi giá cả hàng hóa biến động, phía hợp đồng mua đàm phán xin giảm giá, nhưng bên bán không đồng ý, vụ việc được chuyển sang tòa án giải quyết. Khi xét xử, phía bên bán không xuất trình được giấy ủy quyền, nên tòa tuyên hợp đồng vô hiệu và không tiếp tục thực hiện hợp đồng.

*** Qua phân tích trên cho thấy, vấn đề doanh nghiệp ủy quyền cho cấp dưới thay mình thực hiện các giao dịch là rất cần thiết, nhưng khi ủy quyền cần chú ý đến nội dung và hình thức của văn bản, tránh hậu quả đáng tiết có thể xảy ra. Sự cẩn trọng và tuân thủ đúng pháp luật là “vũ khí” bảo vệ quyền và lợi ích của các bên, nhất là đối với những hợp đồng thương mại quốc tế không thể xem thường./.

———————————————

>>> Các quy định về thủ tục uỷ quyền theo quy định của Pháp luật Việt Nam: 

Uỷ quyền và thủ tục uỷ quyền được quy định tại nhiều văn bản pháp luật khác nhau trong đó có Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Pháp lệnh Lãnh sự… Theo đó, người uỷ quyền và người được uỷ quyền phải là công dân Việt Nam có đầy đủ giấy tờ:

– Chứng minh nhân dân, hộ khẩu, hộ chiếu VN (nếu là người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

– Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu do cơ quan công chứng cấp);

– Giấy tờ có liên quan đến nội dung uỷ quyền (bản chính hoặc bản sao có chứng thực);

– Bản chính hợp đồng uỷ quyền hoặc giấy uỷ quyền (theo mẫu do cơ quan công chứng cấp).

– Thủ tục uỷ quyền tại VN do Uỷ ban nhân dân phường, xã hoặc cơ quan công chứng nhà nước giải quyết. Ở nước ngoài do Cơ quan đại diện ngoại giao VN giải quyết.